Spécialiste en procédés administratifs au Bureau du Pdg

Description :

MANDAT ET FONCTIONS SOMMAIRES

Le CISSS de la Montérégie-Est recherche actuellement un spécialiste en procédés administratifs (SPA) à temps plein pour le bureau de la présidence-direction générale. Le titulaire du poste évoluera dans un environnement complexe et diversifié comprenant plusieurs installations, missions professionnelles et clients.

Sous la supervision de la cheffe du bureau du président-directeur général et des affaires institutionnelles, le SPA assure la préparation et le suivi des dossiers du PDG pour les nombreux comités internes et externes auxquels il participe, notamment le comité de direction ainsi que le comité exécutif de direction du CISSS de la Montérégie-Est. Le SPA travaille en étroite collaboration avec l'équipe du soutien à la gouvernance du Bureau du PDG afin d'organiser la planification ainsi que la gestion de l'agenda et des activités du PDG. Le SPA peut être appelé à supporter l'adjoint au PDG pour les affaires publiques et gouvernementales. Au besoin, il assure le remplacement du second spécialiste en procédés administratifs quant à la gestion des fondations. Le SPA veille solidairement au bon suivi des redditions de compte relevant du Bureau du PDG. De plus, il accomplit diverses tâches connexes à la demande de la cheffe du bureau PDG.

Ce rôle amène le SPA à travailler dans un environnement stimulant, diversifié et dynamique. Le SPA assure la liaison entre le Bureau du PDG et celui de la présidence-direction générale adjointe (PDGA) ainsi que les équipes de soutien à la gouvernance des dirigeants pour la coordination de plusieurs dossiers.


FONCTIONS SPÉCIFIQUES

Sous la direction du supérieur immédiat, le titulaire du poste apporte un soutien au PDG dans l'exécution de ses fonctions. En collaboration avec le personnel du Bureau du PDG, il aide à gérer les éléments stratégiques et assure un suivi rigoureux des différents mandats et dossiers en cours.

• Contribue à la planification, à l'organisation, à la coordination et à l'évaluation de certaines activités du Bureau de la présidence-direction générale.
• Assiste et rédige les ordres du jour, notes et comptes rendus lors des comités stratégiques internes et externes, selon les besoins du PDG.
• Participe à l'élaboration et à la révision des politiques de direction, le cas échéant.
• Agit au nom de son supérieur immédiat dans les dossiers qui lui sont confiés.
• Contribue à l'amélioration continue des activités du Bureau du PDG et au développement d'outils efficaces en documentant, notamment, les flux de travail.
• Compile les indicateurs de performance liés aux opérations du Bureau du PDG.
• Soutient le travail du technicien en administration soutien à la gouvernance en cas d'absence.
• Gère la priorisation du traitement des différentes demandes, y compris les appels téléphoniques, en fonction des priorités du PDG.
• Effectue toute autre tâche connexe relevant de sa compétence, à la demande de son supérieur.


LES AVANTAGES

-Salaire horaire entre 25.07 et 46.30$ selon l'expérience
-4 semaines de vacances après 1 an
-Régime de retraite
-Assurance collective
-Occasions d'avancement professionnel
-De la formation et un encadrement continues

Exigences :

EXIGENCES DU POSTE

• Avoir obtenu un baccalauréat en sciences de l'administration, en sciences humaines, en sciences sociales ou dans une autre discipline universitaire pertinente.
• Posséder une excellente connaissance du réseau de la santé et des services sociaux.
• Justifier d'une expérience professionnelle minimale de 3 à 5 ans dans le domaine du soutien à la gouvernance.
• Avoir une capacité de synthèse remarquable.
• Posséder une expérience avérée de prise de notes lors de réunions et de rédaction de comptes rendus et de procès-verbaux.
• Démontrer une maîtrise excellente du français, à l'oral et à l'écrit.
• Avoir d'excellentes compétences en rédaction.
• Être familier avec l'environnement Windows, les outils bureautiques et Microsoft 365.
• Une expérience préalable dans un bureau de PDG sera considérée comme un atout.
• Être capable de se déplacer entre les différentes installations de l'organisation, avec un permis de conduire valide.
• Une combinaison de toute expérience pertinente et de programme d'études en cours ou prévu pourra être prise en considération


COMPÉTENCES RECHERCHÉES
• Aptitudes exceptionnelles en rédaction et en communication, tant à l'écrit qu'à l'oral.
• Sens aigu du détail pour assurer la précision et la qualité dans l'exécution de toutes les tâches.
• Compétences analytiques avérées, permettant d'influencer les autres et de les accompagner dans la mise en œuvre de processus.
• Excellentes compétences en gestion de multiples priorités souvent concurrentes, tout en respectant des délais serrés.
• Forte intégrité et discrétion dans le traitement des informations confidentielles.
• Capacité remarquable à travailler en équipe.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles, tact et diplomatie.

Des tests de qualification peuvent être demandés dans le cadre du processus de sélection.

Remarques :

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu'avec celles retenues pour une entrevue.

Le CISSS de la Montérégie-Est applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de sélection pour l'emploi sollicité afin de faciliter l'étude de leur candidature.