Spécialiste en procédés administratifs - Service des opérations financières (Poste Permanent)
2 septembre 2024
Industries
Soins de santé, Assistance sociale
Catégories Administratif, Personnel de soutien, Laboratoire, Diagnostics, Imagerie médicale
Télé-travail
Saint-Hubert, QC | Longueuil, QC | Saint-Lambert, QC | Greenfield Park, QC | Brossard, QC • Temps plein
Établissement :
CISSS de la Montérégie-Centre
Titre d'emploi :
Spécialiste en procédés administratifs - Service des opérations financières (POSTE PERMANENT)
Numéro de référence :
CAT3-24-8471
Type de poste :
Personnel syndiqué
Réseau local de services de l'emploi :
RLS de Champlain (Brossard, Greenfield Park, Longueuil, Saint-Hubert, Saint-Lambert, etc.)
Direction :
Direction des ressources financières
Clientèle :
Statut de l'emploi :
Permanent - Temps complet
Nombre de jours :
5 jours/semaine
Quart de travail :
Jour
Horaire de travail :
Lundi au vendredi de 8h30 à 16h30
Durée :
Catégorie d'emploi :
Personnel de bureau et de l'administration (agent administratif, sec. (médicale, juridique), archiviste, tech. en administration, etc.)
Début d'affichage :
2024-08-30
Fin d'affichage :
2024-09-20
Nombre d'emplois disponibles :
1
Échelle salariale :
27.31$ à 50.45$
Description du poste :
Le Centre intégré de santé et de services sociaux de la Montérégie-Centre (CISSSMC) a une vision fortement axée sur l'humanisation des soins et des services. Tous évoluent dans un écosystème qui aspire à être bienveillant, digne de confiance et accessible. Les usagers et leurs proches demeurent au cœur des priorités.
Le CISSSMC, c'est une organisation qui sait viser juste pour atteindre ses objectifs et créer des conditions gagnantes pour l'épanouissement de ses 14 500 employés et 812 médecins. Située au cœur de la Rive-Sud de Montréal, notre organisation regroupe plus d'une quarantaine d'installations, dont l'Hôpital Charles-Le Moyne, l'Hôpital du Haut-Richelieu, l'Institut Nazareth et Louis-Braille plusieurs CHSLD et CLSC, des GMF-U, une maison de naissance, des centres de néphrologie, etc.
Le CISSSMC chapeaute plusieurs mandats régionaux en plus d'être un milieu d'apprentissage diversifié pour les étudiants de niveau universitaire, collégial et professionnel. Notre organisation est reconnue pour son affiliation universitaire avec l'Université de Sherbrooke et son lien d'affiliation avec l'Université de Montréal ainsi que pour ses deux centres de recherche réputés.
Si notre vision vous va DROIT AU COEUR, nous avons l'emploi pour vous.
Joignez-vous à l'équipe des opérations financières à titre de spécialiste en procédés administratifs ! Un POSTE PERMANENT disponible !
Horaire de travail : Lundi au vendredi de 8h30 à 16h30
Port d'attache : Centre administratif 1255 Beauregard.
Libellé du titre d'emploi :
Spécialiste en procédés administratifs : Personne qui analyse les besoins, élabore et fournit des techniques professionnelles relatives aux méthodes et aux systèmes administratifs, dans le but d'améliorer le fonctionnement du service.
Sommaire de la fonction :
Sous l'autorité de son supérieur immédiat, le/la spécialiste en procédés administratifs participe aux processus et activités qui sont reliés à la comptabilité générale, au fonds d'immobilisation, aux comptes à recevoir, aux comptes à payer, à la gestion de la trésorerie et à la paie locale, et ce, en étroite collaboration avec le personnel du secteur et le gestionnaire du service concerné.
Il/elle participe activement au soutien et à l'accompagnement du gestionnaire et des équipes dans l'implantation des changements liés aux processus visés par les projets d'optimisation du service des opérations financières. De plus, il/elle agit à titre d'expert-conseil en démarche, méthodologies et outils associés à la révision des processus.
De façon plus spécifique, le/la spécialiste en procédés administratifs élabore et réalise des démarches de révision et d'allégement des processus. Il/elle contribue également à l'élaboration d'indicateurs de performance et agit comme chargé de projet dans la réalisation de projets à trajectoire transversale au sein du service.
Il/elle contribue au développement d'approches novatrices orientées vers la qualité et la performance du service dans une perspective organisationnelle.
Rôles et responsabilités spécifiques :
En étroite collaboration avec le chef de service, le/la spécialiste en procédés administratifs (rôle fonctionnel) soutient le chef de service (rôle hiérarchique) dans la coordination du travail et de l'exécution des priorités au quotidien pour les techniciens et agents administratifs.
Il/elle assume les tâches spécifiques suivantes :
Opérations courantes :
• Valide les opérations financières ;
• Effectue les mises à jour du système comptable (structure financière), et ce, en lien avec le manuel de gestion financière et la structure organisationnelle ;
• Collabore à la préparation des rapports financiers internes avec le secteur budgétaire ;
• Assure les analyses des revenus et dépenses et effectue les ajustements périodiques nécessaires à la préparation des rapports financiers internes ;
• S'assure de la démarcation des comptes à payer et des comptes clients périodiquement ;
• Assure les analyses des comptes du grand livre en respect avec les échéanciers de la fin de période ;
• Effectue les mises à jour des tables de pilotage financières du système GRF ;
• Effectue les mises à jour de la sécurité du système GRF ;
• S'assure de l'imputation des encaissements ;
• S'assure de la validité des demandes de remboursement aux usagers ;
• Approuve les conciliations bancaires ;
• Effectue un contrôle de la gestion des mouvements de la trésorerie ;
• S'assure des travaux de fin de période et de fin d'année financière ;
• S'assure du transfert et de la validation des salaires au plan comptable ;
• S'assure de la conciliation des salaires avec le grand livre ;
• Évalue les opérations de son secteur et fait les recommandations nécessaires ;
• S'assure du respect du financement des différents projets en immobilisation ;
• Assure et/ou participe aux analyses des redditions de comptes selon les délais prescrits ;
• Effectue les différentes analyses des écarts du rapport financier annuel (AS-471) ;
• Développe et conçoit des outils de gestion ;
• Utilise différents logiciels financiers et supporte les employés dans l'utilisation de ceux-ci ;
• Participe à l'élaboration des politiques, procédures et méthodes relatives aux différentes opérations selon les secteurs d'activités ;
• Apporte un support technique aux gestionnaires de l'organisation concernant leurs champs d'application ;
• Exerce un rôle conseil auprès de l'équipe de son secteur d'activités ;
• Prépare le dossier d'audit de fin d'année ;
• Fournit l'assistance nécessaire aux auditeurs externes ;
• Assure le respect des lois, règlements et politiques;
• Représente l'employeur dans certains dossiers de la DRF (ex : dossiers d'analyse nécessitant une position de l'employeur) ;
• Effectue toute autre tâche connexe nécessitée par ses fonctions ou demandée par son supérieur immédiat.
Révision des processus :
• Coordonne et accompagne le chef de service dans la réalisation des projets d'amélioration continue et autres initiatives d'optimisation et d'harmonisation des pratiques;
• Collabore à l'implantation d'une vision stratégique intégrée de la gestion des opérations financières;
• Anime ou participe et assure les suivis des rencontres avec les différents intervenants responsables de la réalisation des plans d'action qui découlent des analyses ou travaux exécutés ;
• Guide le chef de service dans le respect des échéanciers, la mesure des résultats, le réalignement des objectifs lorsque requis et le suivi du plan d'action ;
• Supporte le chef de service dans le développement et la mise en œuvre d'un plan de gestion de changement ;
• Fait rapport régulièrement aux chefs de services concernés de l'état d'avancement des travaux et propose les ajustements requis s'il y a lieu pour assurer l'atteinte des objectifs fixés ;
• Fournit les expertises techniques (outils d'amélioration) requises sur une base ad hoc pour son service ;
• Supporte la définition des objectifs, des résultats et des indicateurs de mesure en matière de performance administrative ;
• Développe la responsabilité des personnes dans la recherche de solutions pour la mise en œuvre de comportements nouveaux ;
• Développe et met en œuvre des stratégies de transfert de connaissances en matière d'amélioration continue.
Ce que nous offrons
• Télétravail en mode hybride ;
• Conciliation travail et vie personnelle ;
• 4 semaines de vacances après 1 an ;
• 9.6 jours de maladie par année ;
• Salaire entre 27.31$ et 50.45$, selon expérience ;
• Un régime d'assurance collective ;
• Un régime de retraite ;
• Une équipe de travail dynamique.
Le CISSSMC, c'est une organisation qui sait viser juste pour atteindre ses objectifs et créer des conditions gagnantes pour l'épanouissement de ses 14 500 employés et 812 médecins. Située au cœur de la Rive-Sud de Montréal, notre organisation regroupe plus d'une quarantaine d'installations, dont l'Hôpital Charles-Le Moyne, l'Hôpital du Haut-Richelieu, l'Institut Nazareth et Louis-Braille plusieurs CHSLD et CLSC, des GMF-U, une maison de naissance, des centres de néphrologie, etc.
Le CISSSMC chapeaute plusieurs mandats régionaux en plus d'être un milieu d'apprentissage diversifié pour les étudiants de niveau universitaire, collégial et professionnel. Notre organisation est reconnue pour son affiliation universitaire avec l'Université de Sherbrooke et son lien d'affiliation avec l'Université de Montréal ainsi que pour ses deux centres de recherche réputés.
Si notre vision vous va DROIT AU COEUR, nous avons l'emploi pour vous.
Joignez-vous à l'équipe des opérations financières à titre de spécialiste en procédés administratifs ! Un POSTE PERMANENT disponible !
Horaire de travail : Lundi au vendredi de 8h30 à 16h30
Port d'attache : Centre administratif 1255 Beauregard.
Libellé du titre d'emploi :
Spécialiste en procédés administratifs : Personne qui analyse les besoins, élabore et fournit des techniques professionnelles relatives aux méthodes et aux systèmes administratifs, dans le but d'améliorer le fonctionnement du service.
Sommaire de la fonction :
Sous l'autorité de son supérieur immédiat, le/la spécialiste en procédés administratifs participe aux processus et activités qui sont reliés à la comptabilité générale, au fonds d'immobilisation, aux comptes à recevoir, aux comptes à payer, à la gestion de la trésorerie et à la paie locale, et ce, en étroite collaboration avec le personnel du secteur et le gestionnaire du service concerné.
Il/elle participe activement au soutien et à l'accompagnement du gestionnaire et des équipes dans l'implantation des changements liés aux processus visés par les projets d'optimisation du service des opérations financières. De plus, il/elle agit à titre d'expert-conseil en démarche, méthodologies et outils associés à la révision des processus.
De façon plus spécifique, le/la spécialiste en procédés administratifs élabore et réalise des démarches de révision et d'allégement des processus. Il/elle contribue également à l'élaboration d'indicateurs de performance et agit comme chargé de projet dans la réalisation de projets à trajectoire transversale au sein du service.
Il/elle contribue au développement d'approches novatrices orientées vers la qualité et la performance du service dans une perspective organisationnelle.
Rôles et responsabilités spécifiques :
En étroite collaboration avec le chef de service, le/la spécialiste en procédés administratifs (rôle fonctionnel) soutient le chef de service (rôle hiérarchique) dans la coordination du travail et de l'exécution des priorités au quotidien pour les techniciens et agents administratifs.
Il/elle assume les tâches spécifiques suivantes :
Opérations courantes :
• Valide les opérations financières ;
• Effectue les mises à jour du système comptable (structure financière), et ce, en lien avec le manuel de gestion financière et la structure organisationnelle ;
• Collabore à la préparation des rapports financiers internes avec le secteur budgétaire ;
• Assure les analyses des revenus et dépenses et effectue les ajustements périodiques nécessaires à la préparation des rapports financiers internes ;
• S'assure de la démarcation des comptes à payer et des comptes clients périodiquement ;
• Assure les analyses des comptes du grand livre en respect avec les échéanciers de la fin de période ;
• Effectue les mises à jour des tables de pilotage financières du système GRF ;
• Effectue les mises à jour de la sécurité du système GRF ;
• S'assure de l'imputation des encaissements ;
• S'assure de la validité des demandes de remboursement aux usagers ;
• Approuve les conciliations bancaires ;
• Effectue un contrôle de la gestion des mouvements de la trésorerie ;
• S'assure des travaux de fin de période et de fin d'année financière ;
• S'assure du transfert et de la validation des salaires au plan comptable ;
• S'assure de la conciliation des salaires avec le grand livre ;
• Évalue les opérations de son secteur et fait les recommandations nécessaires ;
• S'assure du respect du financement des différents projets en immobilisation ;
• Assure et/ou participe aux analyses des redditions de comptes selon les délais prescrits ;
• Effectue les différentes analyses des écarts du rapport financier annuel (AS-471) ;
• Développe et conçoit des outils de gestion ;
• Utilise différents logiciels financiers et supporte les employés dans l'utilisation de ceux-ci ;
• Participe à l'élaboration des politiques, procédures et méthodes relatives aux différentes opérations selon les secteurs d'activités ;
• Apporte un support technique aux gestionnaires de l'organisation concernant leurs champs d'application ;
• Exerce un rôle conseil auprès de l'équipe de son secteur d'activités ;
• Prépare le dossier d'audit de fin d'année ;
• Fournit l'assistance nécessaire aux auditeurs externes ;
• Assure le respect des lois, règlements et politiques;
• Représente l'employeur dans certains dossiers de la DRF (ex : dossiers d'analyse nécessitant une position de l'employeur) ;
• Effectue toute autre tâche connexe nécessitée par ses fonctions ou demandée par son supérieur immédiat.
Révision des processus :
• Coordonne et accompagne le chef de service dans la réalisation des projets d'amélioration continue et autres initiatives d'optimisation et d'harmonisation des pratiques;
• Collabore à l'implantation d'une vision stratégique intégrée de la gestion des opérations financières;
• Anime ou participe et assure les suivis des rencontres avec les différents intervenants responsables de la réalisation des plans d'action qui découlent des analyses ou travaux exécutés ;
• Guide le chef de service dans le respect des échéanciers, la mesure des résultats, le réalignement des objectifs lorsque requis et le suivi du plan d'action ;
• Supporte le chef de service dans le développement et la mise en œuvre d'un plan de gestion de changement ;
• Fait rapport régulièrement aux chefs de services concernés de l'état d'avancement des travaux et propose les ajustements requis s'il y a lieu pour assurer l'atteinte des objectifs fixés ;
• Fournit les expertises techniques (outils d'amélioration) requises sur une base ad hoc pour son service ;
• Supporte la définition des objectifs, des résultats et des indicateurs de mesure en matière de performance administrative ;
• Développe la responsabilité des personnes dans la recherche de solutions pour la mise en œuvre de comportements nouveaux ;
• Développe et met en œuvre des stratégies de transfert de connaissances en matière d'amélioration continue.
Ce que nous offrons
• Télétravail en mode hybride ;
• Conciliation travail et vie personnelle ;
• 4 semaines de vacances après 1 an ;
• 9.6 jours de maladie par année ;
• Salaire entre 27.31$ et 50.45$, selon expérience ;
• Un régime d'assurance collective ;
• Un régime de retraite ;
• Une équipe de travail dynamique.
Exigences :
Formation :
• Diplôme universitaire de premier cycle en sciences de l'administration (sciences comptables);
• Titre comptable valide de CPA (un atout);
• Trois années d'expérience dans des fonctions similaires.
Connaissances spécifiques :
• Connaissance avancée du logiciel Excel (tableau croisé dynamique);
• Connaissance des logiciels de Logibec - GRF-GRH-GRI-Entrepôts de données (un atout);
• Connaissance des approches d'optimisation des processus (un atout);
• Maîtrise de l'environnement Windows, outil bureautique et la suite Office.
Habiletés et profils recherchés :
• Capacité de développer des méthodes de travail, des outils de gestion et de suivi dans un souci constant d'amélioration continue ;
• Esprit d'analyse et de synthèse ;
• Souci de la qualité et du détail ;
• Autonomie et sens des responsabilités;
• Capacité à travailler en équipe;
• Habiletés de communication;
• Intégrité, honnêteté, tact et diplomatie ;
• Orientation clientèle.
• Diplôme universitaire de premier cycle en sciences de l'administration (sciences comptables);
• Titre comptable valide de CPA (un atout);
• Trois années d'expérience dans des fonctions similaires.
Connaissances spécifiques :
• Connaissance avancée du logiciel Excel (tableau croisé dynamique);
• Connaissance des logiciels de Logibec - GRF-GRH-GRI-Entrepôts de données (un atout);
• Connaissance des approches d'optimisation des processus (un atout);
• Maîtrise de l'environnement Windows, outil bureautique et la suite Office.
Habiletés et profils recherchés :
• Capacité de développer des méthodes de travail, des outils de gestion et de suivi dans un souci constant d'amélioration continue ;
• Esprit d'analyse et de synthèse ;
• Souci de la qualité et du détail ;
• Autonomie et sens des responsabilités;
• Capacité à travailler en équipe;
• Habiletés de communication;
• Intégrité, honnêteté, tact et diplomatie ;
• Orientation clientèle.
Remarques :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu'avec celles retenues pour une entrevue.
Si votre expérience professionnelle a évolué depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.
Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre dossier et déposer votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.
Notre établissement applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Ces dernières peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement à l'emploi sollicité afin de faciliter leur mise en candidature.
Si votre expérience professionnelle a évolué depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.
Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre dossier et déposer votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.
Notre établissement applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Ces dernières peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement à l'emploi sollicité afin de faciliter leur mise en candidature.
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