Assistant-chef, assistante-chef du service des archives

Nous croyons en la valeur inestimable de chacun et chacune d'entre nous. Nous savons qu'ensemble, nous pouvons tous et toutes changer les choses.

Le Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux (CIUSSS) du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal est l'un des plus grands établissements de santé au Québec. Avec plus de 200 installations et points de service dans les arrondissements Plateau-Mont-Royal, Ville-Marie, Sud-Ouest et Verdun, ses équipes desservent 330 000 Montréalaises et Montréalais.

Au cœur du centre-ville de Montréal, le CIUSSS du Centre-Sud se distingue par ses expertises uniques en santé urbaine et en innovation sociale. Avec ses désignations universitaires, il se positionne également comme l'un des acteurs clés en recherche sociale au Québec.

10 missions. 10 façons de grandir ensemble.

DESCRIPTION DU POSTE

Remplacement de jour à temps complet

LIEUX DE TRAVAIL

Hôpital de Verdun, 4000, boul. Lasalle

LIBELLÉ DE LA NOMENCLATURE

Archiviste médical ou archiviste médicale qui, tout en travaillant comme archiviste, assiste le ou la chef du service des archives et le ou la remplace durant les absences suivantes :

a) les congés hebdomadaires;

b) les congés fériés;

c) les congés annuels;

d) toute autre absence n'excédant pas un (1) mois continu.

Il ou elle participe à l'administration courante du service.

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS

Sous l'autorité administrative du chef du service des archives, le titulaire est principalement responsable du volet dictée centrale et des archivistes médicales et collabore activement aux autres activités du service des archives. Ces principales responsabilités sont :

• Travailler de concert avec les différents départements utilisant le système de transcription;
• Colliger, analyser, interpréter les données statistiques du service;
• Planifier de la formation des secrétaires médicales ou des archivistes médicaux;
• Participer à l'administration courante du secteur de la dictée centrale et des archivistes médicales;
• Distribuer les tâches au secrétaire médicale et agents administratifs;
• Faire les commandes et requêtes nécessaires au bon fonctionnement du service;
• Faire les horaires, assurer les remplacements pour le service de la dictée centrale ou des archives;
• Assister et remplacer le chef de service ou la seconde assistante-chef lors d'absences;
• Assurer la supervision des tâches des archivistes médicales.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Assister à différentes rencontres selon les demandes du chef du service des archives médicales;
• Piloter le système Med-Echo;
• Superviser, contrôle et vérifie tous les logiciels, progiciels et applications de la dictée central;
• Assurer le lien entre le fournisseur du système de dictée et l'informatique;
• Assurer la formation et le support aux utilisateurs du système de dictées;
• S'occuper des différents projets en cours et à venir en lien avec le service des archives;
• Accompagner l'équipe de direction dans la réorganisation du service des archives et de la dictée centrale;
• Mettre à jour et réviser les politiques et procédures;
• S'assurer du respect des règles de confidentialités en conformité avec les lois et règlements;
• Assister le chef du service des archives médicales dans ses principales tâches courantes au regard des ressources humaines telles que l'application des horaires de travail, la répartition des affectations et tâches;
• Collaborer avec les différents secteurs du CIUSSS;
• Recommander des méthodes de travail qui concordent avec les meilleures pratiques du milieu;
• Informer son supérieur immédiat de toutes irrégularités des processus de travail et proposer des solutions d'amélioration;
• Faire le lien entre les employés et le supérieur immédiat;
• Participer à l'analyse des besoins du secteur et à l'introduction de nouvelle;
• Cerner les problématiques relatives à la saisie des données, la standardisation de celles-ci et faire les recommandations nécessaires au chef du service des archives médicales;
• Faire respecter les exigences et politiques du service des archives médicales;
• Voir au bon fonctionnement de l'équipement de son secteur et faire les démarches nécessaires pour les réparations ou l'entretien nécessaire;
• Effectuer différents rapports à la demande de l'équipe de gestion du service de la dictée centrale (productivité, suivi avancement des périodes ou autres);
• Effectuer toutes autres tâches reliées au bon fonctionnement du secteur à la demande de son supérieur immédiat.

EXIGENCES

• Diplôme d'études collégiales en technique d'archives médicales d'une école reconnue par le ministère compétent;
• Expérience de 3 ans comme archiviste médicale;
• Expertise au niveau de l'analyse et de la codification;
• Être membre de l'Association des gestionnaires de l'information de santé du Québec (AGISQ) sera considéré comme un atout.

LOGICIELS UTILISÉS DE MANIÈRE RÉGULIÈRE

• Applications Crescendo
• Ps admin de Imagem
• MED-ECHO
• Clinibase-Ci
• Excel
• Radimage
• SoftPath
• Expresso-Paie GRH

CONDITIONS ET AVANTAGES

En plus de votre salaire, bénéficiez d'une gamme d'avantages sociaux tel que :

• 4 semaines de vacances par année
• 9,6 jours de congé de maladie rémunérés
• 13 jours de congé fériés
• Cotisation au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics
• Régimes d'assurance vie, d'assurance maladie et d'assurance salaire
• Programme de référencement rémunéré
• Et bien plus encore...

QUELQUES PRÉCISIONS

Si vous avez obtenu votre diplôme à l'extérieur du Canada, vous devez joindre une copie de l'évaluation comparative d'études délivrée par le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration à votre dossier en ligne, sans quoi votre candidature pourrait ne pas être considérée. (Notez que, conformément à la loi canadienne sur l'immigration, vous devez avoir le statut de citoyen canadien ou celui de résident permanent, ou encore être titulaire d'un permis de travail valide au Canada)

PROGRAMME D'ACCÈS À L'ÉGALITÉ

Le CIUSSS du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité. Nous encourageons vivement les candidatures des groupes visés : femmes, minorités visibles et ethniques, Autochtones, et personnes en situation de handicap. Des mesures d'adaptation pourront être offertes, sur demande, selon votre situation.

Seules les personnes dont la candidature a été retenue seront convoquées dans le cadre d'un processus de sélection.

DURÉE DE L'OFFRE du 14 au 30 janvier 2025