Spécialiste en Procédés Administratifs - Direction Générale

Description :

*** IMPORTANT : CET AFFICHAGE EST RÉSERVÉ AUX EMPLOYÉS DE SANTÉ QUÉBEC ***

Sous l'autorité de la présidente-directrice générale adjointe, l'attaché(e) de direction planifie, gère et fournit des services de soutien administratif, voit au bon fonctionnement et à l'efficacité du bureau de la présidence-direction générale adjointe. Elle est appelée à assister son supérieur immédiat tant dans l’organisation quotidienne, que dans les dossiers particuliers ou plus stratégiques. Elle assure le contrôle de la qualité des documents et propose des moyens d’améliorer l’organisation du travail et les services offerts par le personnel de bureau. Elle traite les requêtes acheminées par les cadres supérieurs et hors-cadres et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Elle règle des situations problématiques. Elle détermine les actions à poser, informe son gestionnaire ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi. La personne titulaire du poste coordonne l’ensemble des activités reliées au conseil d’administration d’établissement du CISSS de Laval. Elle planifie et organise les séances du CAÉ et de certains comités. Elle assure le suivi de dossiers spécifiques et complexes reliés à ces hautes instances stratégiques qui commande des responsabilités importantes et légales.

DÉTAIL DES FONCTIONS

• Assiste la présidente-directrice générale adjointe dans la réalisation des mandats qui lui sont confiés;
• Coordonne les déplacements de la PDGA;
• Effectue des travaux administratifs reliés à la gestion financière, à la gestion des ressources humaines, à la gestion des ressources matérielles et à la gestion d’agenda;
• Produit les comptes de dépenses de la présidente-directrice générale adjointe et de l’adjointe à la PDGA;
• Assure le suivi et prépare les documents pour les différents comités;
• Collige les sujets et rédige les ordres du jour, prend les dispositions nécessaires pour la tenue de ces réunions et assiste au besoin aux réunions et rédige le compte rendu;
• Participe à l’organisation de toute activité de la direction (préparation de documentation, réservation de salles, commande de repas, convocation des participants, accueil et inscription, etc.) ;
• Fait le suivi des communications et s’assure de bien orienter les demandes aux personnes concernées;
• Effectue l’entrée de données informatiques, le suivi et la mise à jour de divers documents : listes, tableaux de bord, statistiques, etc.;
• Produit des tableaux, graphiques, formulaires, rapports, bases de données, présentations et autres documents en utilisant des logiciels de bureautique;
• Procède à la mise en page, la révision et la correction de documents avant de les soumettre pour signature;
• Assure le classement et l’archivage des documents administratifs ;
• Rédige les communiqués, les notes de service, les rapports et s’assure de leur distribution.
• Participe à la rédaction de processus de travail pour supporter les activités, elle peut créer ou mettre à jour des guides, procédures et politique de la direction;
• Assure le suivi lors d’absence des autres collaboratrices;
• Collabore à l’accueil, à l’orientation et à la formation du nouveau personnel et offre du support et de la supervision auprès des autres attachées de directions de l’établissement;
• Applique les règles relatives à la confidentialité, à la conservation, à la circulation et à la destruction des dossiers;
• Assure le service à la clientèle;
• Effectue toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.
Conseil d’administration d’établissement ET comités relevant du CAÉ :
• Planifie, organise et coordonne les séances du conseil d’administration d’établissement :
• Élabore les avis de convocation, ordres du jour, procès-verbaux;
• Rédige les sommaires exécutifs/Résolutions et élabore ou révise certains documents déposés de façon rigoureuse ;
• Assiste aux séances à titre de secrétaire d’assemblée;
• S'assure de maintenir à jour la gestion documentaire ;
• Effectue le suivi des décisions rendues et des actions prises auprès des directeurs de la haute direction;
• Planifie et organise les activités et comités du conseil d’administration d’établissement;
• Assure le suivi des communications entre le président, les administrateurs et toute autre personne liée aux activités du conseil d’administration d’établissement;
• Gère la correspondance du CAÉ et en assure le suivi;
• Veille au bon fonctionnement des activités des comités du conseil d’administration d’établissement.

Exigences :

Doit posséder un Baccalauréat dans un secteur d'activité connexe à la fonction.

Remarque : Une combinaison de diplômes et d’expériences pertinentes à la fonction dans un secteur d'activité connexe pourra être considérée suite à l'évaluation par le service de la dotation.

Expérience

Doit posséder au minimum 5 années d’expérience pertinente en soutien administratif auprès d’un cadre supérieur. Excellente capacité de rédaction de documents de nature courante, de comptes rendus de réunion et procès-verbaux ;

Expérience professionnelle dans la coordination des activités administratives d’un conseil d’administration constitue un atout;

Compétence professionnelle
• Initiative
• Sens des priorités
• Discrétion et confidentialité
• Professionnalisme
• Sens des responsabilités
• Autonomie
• Jugement
• Esprit de synthèse et d’analyse
• Approche client
• Flexibilité dans l’horaire de travail
• Maîtrise du français oral et écrit
• Test de français 70%
• Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Word avancé, Excel intermédiaire et PowerPoint, Outlook)

*** Nous vous remercions de votre intérêt pour ce poste et nous tenons à rappeller que seules les candidatures des employés de Santé Québec seront considérées. ***

Remarques :

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous communiquerons qu’avec celles retenues pour un processus de sélection.

Le CISSS de Laval applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de sélection pour l'emploi sollicité afin de faciliter l'étude de leur candidature.

Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre dossier et déposer votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.