Technicien(ne) en administration-direction de l'enseignement et des affaires universitaires

Description du poste :

Le Centre intégré de santé et de services sociaux de la Montérégie-Centre (CISSSMC) a une vision fortement axée sur l'humanisation des soins et des services. Tous évoluent dans un écosystème qui aspire à être bienveillant, digne de confiance et accessible. Les usagers et leurs proches demeurent au cœur des priorités.

Le CISSSMC, c'est une organisation qui sait viser juste pour atteindre ses objectifs et créer des conditions gagnantes pour l'épanouissement de ses 13 000 employés et 800 médecins. Située au cœur de la Rive-Sud de Montréal, notre organisation regroupe plus d'une quarantaine d'installations, dont l'Hôpital Charles-Le Moyne, l'Hôpital du Haut-Richelieu, l'Institut Nazareth et Louis-Braille plusieurs CHSLD et CLSC, une maison des aînés, des GMF-U, une maison de naissance, des centres de néphrologie, etc.

Le CISSSMC chapeaute plusieurs mandats régionaux en plus d'être un milieu d'apprentissage diversifié pour les étudiants de niveau universitaire, collégial et professionnel. Notre organisation est reconnue pour son affiliation universitaire avec l'Université de Sherbrooke et son lien d'affiliation avec l'Université de Montréal ainsi que pour ses deux centres de recherche réputés.

Si notre vision vous va DROIT AU COEUR, nous avons l'emploi pour vous.

Joignez-vous à l'équipe de la Direction de l'enseignement et des affaires universitaires, pour une poste permanent de technicien(ne) en administration.
Horaire: Du lundi au vendredi de jour
Port d'attache: Hôpital Charles Lemoyne

LIBELLÉ DU TITRE D'EMPLOI:
Personne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et
matérielles ou de l'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l'organisation du
travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif tels que
la cueillette et l'analyse de données.
Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux
relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de
bureau de la direction.

SOMMAIRE DE LA FONCTION:
La personne titulaire du poste joue un rôle majeur et doit avoir une compréhension des divers volets stratégiques de l'organisation et des interfaces avec les différents partenaires. Elle s'implique dans divers dossiers d'enjeux majeurs, démontre un sens créatif et s'adapte rapidement de façon proactive et réactive afin d'apporter tout le soutien nécessaire. Elle est responsable de la logistique des activités inhérentes à son secteur d'activités. Elle a une bonne connaissance du réseau de la santé et des services sociaux ainsi que des différents partenaires externes, gouvernementaux, institutionnels, établissements d'enseignement et
autres.

Elle assure un leadership quant à la tenue et à la gestion des dossiers au sein de l'équipe du guichet des stages et à la transmission d'informations à l'ensemble de ses collaborateurs.

Elle participe au développement, à l'implantation et à la mise à jour de procédures administratives permettant d'améliorer l'efficacité des activités du service.

Elle effectue divers travaux administratifs selon des méthodes et procédures complexes établies et qu'elle peut modifier, selon les besoins.

Elle voit à l'optimisation du fonctionnement général de la bureautique du service. Elle assure le cheminement de certains dossiers administratifs qui relèvent de sa compétence.

Elle collabore avec son supérieur immédiat à la gestion des ressources humaines, matérielles, financières nécessaires à la réalisation des activités, et ce, conformément aux politiques et procédures en vigueur.

COMPOSANTES ET DESCRIPTION DES FONCTIONS:
De façon plus spécifique, la personne titulaire du poste de technicien en administration doit :

Volet soutien administratif au guichet des stages :
-Veiller à la facturation des stages réalisés auprès des établissements d'enseignement et en assurer le suivi avec la direction des finances;
-Extraire des données obtenues dans les systèmes d'information de gestion des stages (dont Clicstage et HSPNet), en assurer la présentation sous forme de tableaux et
graphiques et assurer le suivis auprès des directions partenaires;
-Veiller au suivi et à la mise à jour des ententes universitaires et contrats d'association, préparer le dossier en s'assurant de l'exactitude du contenu pour la directrice adjointe en vue de leur signature par la PDG;
-Être en mesure de comprendre et de concevoir des formules de niveau avancé dans Excel (formules complexes sur plusieurs lignes et imbriquées);
-Produire des données relevant du guichet des stages pour le rapport annuel;
-Préparer les résultats des sondages de satisfaction auprès des stagiaire et des superviseurs et en assurer le suivi auprès des directions partenaires;
-Effectuer et maintenir l'inventaire des fournitures de bureau, incluant celles pour les locaux de stagiaires;
-Réviser les textes pour l'équipe de la mission universitaire afin de s'assurer qu'ils respectent les normes graphiques et vérifier l'exactitude de la syntaxe, de l'orthographe et de la clarté du texte;
-Soutenir, lorsque requis, les autres membres de la direction, telle que la conseillère-cadre du volet soins infirmiers;
-Assumer le rôle d'édimestre et participer à la mise à jour des documents de l'intranet et de l'extranet;
-Veiller à la mise à jour des procédures et des documents;
-Organiser les rencontres statutaires ;
-Assurer le suivi et le respect des échéanciers des dossiers en cours.

Volet soutien à la reconnaissance des superviseurs :
-Assurer le suivi des demandes d'utilisation des revenus de stage provenant des
directions partenaires;
-Procéder aux rappels auprès des directions partenaires de la possibilité d'utiliser les revenus de stage en respect de la procédure établie;
-S'assurer du suivi budgétaire et produire la documentation concernant la reddition de compte annuel attendus concernant les revenus de stage;
-Assurer l'organisation administrative d'événements visant à reconnaître la contribution des superviseurs à travers le CISSS (semaine de l'enseignement, midi-conférence,
midi-causerie, etc);
-Effectuer certaines commandes à la demande des gestionnaires et en assurer le suivi auprès des directions partenaires et des établissements universitaires (ex. :matériel pour la semaine de reconnaissance).

Volet soutien à la direction et à son supérieur immédiat :
-Traiter diverses demandes (RH, informatique, GRM, etc.) pour son supérieur immédiat;
-Soutenir, lorsque requis, les autres membres du secrétariat de la direction (congés et période de vacances);
-Offrir une assistance technique aux gestionnaires et agentes administratives en lien avec l'informatique (Teams, intranet, Excel, Word, etc.);

Pourrait être appelé à se déplacer sur les différents sites de stages.
Effectuer toutes autres tâches en lien avec les responsabilités précédemment énumérées ou à la demande du supérieur immédiat.

SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL:
-Prendre connaissance et respecter la politique PPQVT ainsi que les procédures, programmes, directives, méthodes de travail et règles découlant de celle-ci ainsi que la
législation applicable.
-Prendre les mesures et les moyens nécessaires pour protéger sa santé, sa sécurité et son intégrité physique et psychologique et s'engager à respecter les politiques et
procédures en lien avec la santé et sécurité au travail.
-Prendre les mesures et les moyens appropriés afin de développer et maintenir des habitudes d'assiduité et de ponctualité.
-Participer activement à l'identification et la mise en œuvre des mesures pour maintenir et protéger sa santé, assurer sa sécurité et son bien-être au travail ainsi que celui des autres personnes.
-Informer son gestionnaire des risques inhérents à sa tâche ou à son milieu qui peuvent affecter sa santé, sa sécurité et son bien-être ou celui de ses collègues et proposer des pistes d'amélioration.
-Participer à l'identification de ses besoins de développement des compétences, aux activités d'information et de formation nécessaires pour effectuer ses tâches de façon sécuritaire et appliquer les méthodes de travail et les consignes acquises.
-Participer aux enquêtes et analyses d'accident du travail et à la recherche de solutions et à la mise en place des mesures correctives.
-Collaborer à la recherche et à la mise en place des conditions favorables au maintien au travail ou au prompt retour au travail après une absence.
-Collaborer aux différents processus de gestion des absences, incluant ceux en lien avec la gestion médico-administrative.

Exigences :

Doit détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme d'études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d'études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l'expérience pertinente au domaine visé.

Cet emploi comprend également les personnes qui détiennent un certificat d'études collégiales en techniques administratives.

Comportements attendus :
-Habiletés de communication;
-Sens de l'organisation et bonne gestion des priorités;
-Orientation clientèle;
-Travail d'équipe et en interdisciplinarité;
-Capacité d'analyse, jugement et leadership;
-Autonomie;
-Minutie;
-Habiletés de transfert et de partage de connaissances;
-Discrétion et intégrité face aux informations privilégiées qu'elle détient.
Expérience dans le réseau de la santé et des services sociaux et connaissance des conventions collectives du réseau (un atout).

Remarques :

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu'avec celles retenues pour une entrevue.

Si votre expérience professionnelle a évolué depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.

Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre dossier et déposer votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.

Notre établissement applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Ces dernières peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement à l'emploi sollicité afin de faciliter leur mise en candidature.