Adjointe administrative ou adjoint administratif, École d'orthophonie

On demande

Poste à temps plein

Fonctions

Ce poste relève de la gestionnaire administrative de la Faculté de l'éducation et de la santé. La personne retenue fera partie intégrante de l'École d'orthophonie, apportera du soutien dans le fonctionnement quotidien de l'École, assistera la directrice dans les tâches de fonctionnement de l'École et apportera de l'aide pour répondre aux demandes de renseignements de la population étudiante, du corps professoral et d'autres particuliers ou groupes de la communauté universitaire.

En fournissant du soutien administratif confidentiel complet, la personne retenue accomplira les tâches suivantes :

• Organiser des réunions et y assister, réserver les salles, prendre des notes, préparer et distribuer les documents, ordres du jour et procès-verbaux;
• Gérer les fichiers de l'École et les activités du bureau, entre autres, mettre les listes à jour (locaux, corps professoral, etc.), afficher les horaires de bureau, coordonner les examens périodiques;
• Aider la directrice à préparer, présenter et tenir des formulaires pour le Conseil des programmes en français et le Council on English Language Programs;
• Aider la directrice à préparer les horaires et les offres de cours (modifications et mises à jour de cours, etc.), à recommander les embauches de membres du corps professoral (tenir la liste des chargés de cours et de leur ancienneté, préparer la documentation pour les comités de recrutement, traiter les annonces, veiller à ce que les nouveaux membres du corps professoral connaissent le matériel et les formulaires, etc.) et exécuter au besoin toutes autres tâches directement liées à ce poste;
• Participer à la production de rapports pour le ministère, y compris pour le renouvellement prochain de l'agrément, établir et coordonner le processus de collecte de données et d'informations, suivre des renseignements comme les taux d'obtention du grade et d'attrition ainsi que les statistiques sur les inscriptions;
• Aider la directrice à organiser des fonctions et obligations particulières à l'École (prévoir des réunions, préparer les documents pour les réunions, faire les arrangements de voyage, etc.);
• Offrir du soutien supplémentaire à la coordonnatrice de la clinique d'orthophonie de l'Université (préparer les factures, suivre les paiements des clients, tenir la liste des cliniciens et de leur ancienneté, tenir les listes de contrats, aider à administrer le budget, préparer des rapports budgétaires pour la directrice et la coordonnatrice clinique);
• Participer à la préparation des rapports obligatoires pour le ministère, y compris la déclaration prévue par la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé en cas de bris de confidentialité, les rapports annuels concernant le financement externe, etc.;
• Offrir du soutien supplémentaire à la coordonnatrice des stages;
• Exécuter toutes autres tâches qui lui sont confiées.

Budgets

• Préparer et traiter les transferts et les demandes, préparer les bons de travail, les feuilles de temps, etc. en consultation avec la directrice;
• Surveiller et tenir l'inventaire des fournitures de la clinique d'orthophonie de l'Université;
• Rapprocher les budgets en consultation avec la directrice (y compris les cartes d'achat).

Renseignements sur l'École et la clinique

• Répondre aux demandes de renseignements par téléphone, courrier postal et électronique, et en personne;
• Organiser, produire et traiter la documentation sur le fonctionnement du bureau et la modifier au besoin;
• Fournir des renseignements de base sur les programmes et transmettre les demandes de renseignements aux ressources appropriées, tenir et mettre à jour les listes de membres du corps professoral et des chargés de cours;
• Participer à l'élaboration et à la présentation de la documentation pertinente concernant l'admission, l'inscription et l'obtention du grade;
• Accueillir les clients qui arrivent à la clinique.

Événements spéciaux et publicité

• Participer à l'organisation d'ateliers pour la population étudiante, d'événements spéciaux, à l'invitation de conférenciers, à l'organisation de voyages et d'événements portes ouvertes, etc. (y compris les arrangements de voyage);
• Offrir du soutien supplémentaire en mettant à jour et tenant les pages Web de l'école;
• Assurer la liaison avec le service du marketing pour mettre à jour et coordonner la documentation de marketing.

Aide à la population étudiante

• Informer la population étudiante des divers ateliers, possibilités, concours et séminaires;
• Veiller à ce que la population étudiante suive les étapes administratives nécessaires pour leurs stages et leurs cours;
• Tenir et présenter la liste de la population étudiante à présenter à l'Ordre des enseignantes et des enseignants de l'Ontario;
• Exécuter toutes autres tâches qui lui sont confiées.

Exigences

• Deux ans d'études postsecondaires dans un domaine pertinent;
• De trois à cinq ans d'expérience pertinente;
• Compétences avancées en rédaction pour fournir un soutien approprié dans les deux langues officielles (rédiger des documents avec un minimum d'erreurs);
• Solides compétences en informatique (Datatel, Gmail, Google Suite, Microsoft Suite et Adobe et capacité de tenir la page Web de l'École avec CRM;
• Compétences en administration de bureau et administratives (prise de notes, dactylographie, classement, tenue de dossiers, tri du courrier, réponse aux demandes de renseignements);
• Connaissance de base du matériel informatique pour dépanner les périphériques (projecteurs, imprimantes, photocopieurs, etc.);
• Connaissance de base des politiques et procédures de l'Université (Service des finances, Secrétariat général, etc. pour aider la population étudiante et le corps professoral);
• Compétences en mathématiques (connaissances de base de la tenue de livres pour suivre les dépenses et gérer les budgets);
• Capacité de travailler aisément oralement et par écrit dans les deux langues officielles, le français et l'anglais, obligatoire.

Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

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No. de poste : L1025-03

Traitement : 28,39 $ - 32,55 $ de l'heure

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